Os desafios na hora de efetivar uma matrícula

Os desafios na hora de efetivar uma matrícula

Qualquer instituição de ensino, seja ela pequena ou grande, reconhece que o grande desafio é a captação de novas matrículas.

Afinal de contas, uma escola sem matrículas, é uma escola que está respirando por aparelhos, literalmente. 

Para ajudá-lo nesse momento chave para a sua instituição de ensino, levantamos alguns pontos que merecem a sua atenção, vamos lá?

QUEM É VISTO É LEMBRADO

O ponto de partida é a sua instituição de ensino ser percebida, notada no mercado. 

Como haverá matrículas se as pessoas não sabem que a sua escola existe? 

Sendo assim, invista no marketing digital, principalmente nas redes sociais e Google Ads

Quando foi a última vez que você comprou algo sendo impactado por uma propaganda em outdoor, panfletos ou anúncios em rádio e televisão? Talvez você não vá se lembrar.

No entanto, certamente você fez recentemente, alguma compra ou contratou algum serviço que você viu na internet, seja nas redes sociais ou anúncios no Google. Certo?

Além de serem mídias mais acessíveis, visto que qualquer empresa consegue fazer uma boa divulgação gastando pouco, você ainda terá a vantagem de segmentar qual o público que a sua escola quer atingir. 

Quer um exemplo?

Maria Carolina é a dona de uma nova escola de ensino infantil na cidade, ela quer tornar a sua escola conhecida para atrair novas visitantes e claro, fechar novas matrículas

Anunciando nas redes sociais, Maria Carolina definiu que seus anúncios só deverão aparecer para o público feminino, com faixa etária de 25 a 45 anos, e que sejam residentes na sua cidade.

Um anúncio segmentado e com custo controlado. Perfeito!

Que tal você colocar essa ideia em prática?

PREPARE-SE PARA O GRANDE ENCONTRO

Agora que a sua escola chamou a atenção de pessoas interessadas, chegou a hora de preparar o ambiente para receber os ilustres visitantes.

Leve a ocasião como se fosse um verdadeiro encontro e, prepare todo o ambiente e recepção para os visitantes. 

Informe a toda equipe que em determinados dias e horários, a escola receberá visitas e que é de extrema importância o engajamento de toda a equipe em criar um clima receptivo.

Separe uma sala para uma conversa mais reservada com os visitantes, e seja o melhor anfitrião possível. 

É exatamente nesse momento que a matrícula começa a ser efetivada ou não. Seja impecável nesse primeiro encontro.

Segundo Aaron Burns, você nunca terá uma segunda chance de causar uma primeira impressão. 

A primeira impressão que os visitantes terão da sua escola, será o grande diferencial na hora da decisão da matrícula.

Então, capriche!

TUDO COMEÇA NA ENTRADA

Como você se sentiria ao visitar determinado local, e ser bem recepcionado pelos funcionários desde a entrada?

Seria excelente, claro!

E se ocorrer o contrário? Uma recepção ruim, respostas rasas e sem envolvimento, pessoas desinformadas, má vontade, você não ficaria nada satisfeito, certo?  

Um simples “Bom dia! Seja muito bem-vindo.”, independente da pessoa ou função que ela exerce na instituição de ensino, é capaz de fazer toda a diferença na hora de uma decisão. 

Crie uma cultura de boa recepção com toda a equipe.

A ideia é que todos estejam envolvidos com a causa, e essa atitude se torne uma cultura, um hábito da instituição.

Essas simples ações devem fazer parte do DNA da instituição, e não somente algo temporário e superficial. 

Vale sempre lembrar que os consumidores, sejam de produtos e serviços, querem sempre ter uma boa experiência.

Chegou a hora da sua escola oferecer a melhor experiência possível.

ESTOU EM CASA

Nada melhor do que se sentir em casa, certo? 

Esse é a experiência que a sua escola deverá oferecer aos visitantes, a sensação de que eles estão em casa.

Quantas vezes você visitou algum lugar, e foi tão bem atendido que literalmente se sentiu à vontade como se estivesse na sua própria casa?

Essa experiência não é maravilhosa? Claro que sim!

Sentir-se à vontade, tornar a apresentação leve, com uma dose de descontração, é sempre uma boa estratégia. 

Quando os visitantes estão à vontade, a conversa flui melhor, os medos e as aspirações vêm à tona, e você compreenderá melhor o que elas estão buscando. 

Nunca é demais oferecer um cafezinho ou quem sabe um docinho, é uma boa pedida para “quebrar o gelo”.

SISTEMA DE ENSINO E ESTRUTURA É IMPORTANTE, MAS NÃO SE ESQUEÇA DO SER HUMANO

Muitas instituições de ensino, principalmente de ensino básico (infantil, fundamental e médio), se apegam à tradição do sistema de ensino utilizado, como também, da sua estrutura física.

Acredite, não há nada de errado nisso. Muitos pais e alunos ainda acabam tomando a decisão por esses fatores.

Afinal de contas, um sistema de ensino tradicional e conhecido, além de uma estrutura moderna, fazem os olhos brilharem. Mas, a educação é muito mais ampla do que isso. 

Não restrinja o diferencial da sua escola somente pelo sistema de ensino ou pela estrutura, pois, assim como há pais/alunos que tomam decisões por tais fatores, hoje, muitos não se preocupam tanto com esses detalhes, e buscam outros fatores que julgam mais importantes, sendo um deles, o acolhimento e bem-estar do aluno.

Num mundo cada vez mais tecnológico, onde as relações humanas estão mais superficiais e difíceis, é sempre bom investir em fatores que reforcem os laços afetivos, o relacionamento humano.

Quando a sua escola aborda outros pontos positivos como o acolhimento, carinho e acompanhamento integral do aluno, está passando a mensagem aos pais e ao próprio aluno, de que além de cuidar da mente, a sua escola está preocupada em cuidar do coração.

Portanto, não foque somente no sistema de ensino, na marca ou na estrutura que está por trás da sua instituição de ensino, mas, também, em como o ser humano será acolhido e integrado ao grupo.

Parece um pouco de sentimentalismo? Experimente essa abordagem em sua escola.

A VERDADE ACIMA DE TUDO

Nunca é demais relembrar que em qualquer encontro, seja ele qual for, nunca falte com a verdade. Não venda algo que a sua instituição não poderá cumprir.

Promessas encantam num primeiro momento, criam expectativas, as quais deverão ser atendidas, caso contrário, a sua escola poderá criar uma enorme frustração e consequentemente, uma mancha na reputação.

E você não quer isso, certo?

Como já dizia o velho ditado: a mentira tem perna curta. E, em se tratando de uma organização/empresa/escola, as consequências podem ser catastróficas.

Por isso, sempre foque na verdade, naquilo que a sua instituição poderá cumprir, pois, o mais importante nesse momento é cultivar um relacionamento de longo prazo, e não somente uma “venda ou matrícula” momentânea.

Caso a sua instituição não tenha algum recurso, ou, não atenda algum requisito, seja franco, e deixe claro que a sua escola está sempre buscando evoluir, melhorando constantemente, e que estão sempre abertos para novas sugestões. 

E AGORA? COMO VOU CONTROLAR TUDO ISSO?

Agora, o grande desafio: como controlar os visitantes, agendamentos, retornos de ligações, nomes e muito mais?

Vamos imaginar uma situação?

Sua escola recebe o agendamento de 10 visitantes, são pais e alunos que querem conhecer a sua escola, séries ou cursos diferentes, profissões, datas e abordagens que devem ser registradas. 

E agora? Como controlar tudo isso?

Caro leitor, vamos imaginar o seguinte: eu estou à procura de uma escola para matricular o meu filho no primeiro ano do ensino fundamental no ano seguinte, eu ligo para a sua escola e agendo uma visita.

Até aqui, tudo tranquilo.

Durante a visita, nós conhecemos a estrutura, conversamos com o coordenador pedagógico, conhecemos a diretora, o material didático e muito mais. 

Essa seria a rotina, certo?

O importante começa exatamente quando a visita termina. 

Agora é a hora de organizar essas informações, de maneira que, a sua escola seja capaz de entrar em contato comigo, no momento certo, com detalhes que se perderiam se esses dados não fossem armazenados.

A sua escola, organizada como deve ser, armazena os dados da minha visita em algum software de gestão, informando que visitei a escola no dia X, conversei com as pessoas A, B e C, e que eu estava acompanhado do meu filho que se chama BELTRANO e da minha esposa SICRANA. 

Sendo assim, esse sistema/software, deverá emitir alertas pré-definidos para que a sua escola entre em contato comigo, em determinados dias, apresentando todos os detalhes até então registrado.

Eu, como interessado, ficarei muito feliz em saber que a sua escola se lembrou do meu nome, da minha esposa e do meu filho. 

Isso demonstra que somos importantes para essa escola. 

Agora, imagine o cenário oposto.

A sua escola não se lembra de que eu estava acompanhado, com quem conversamos, o que visitamos, ou seja, uma verdadeira desorganização que refletirá na hora de efetivar a matrícula. 

Certamente, eu, como interessado na escola, não teria uma boa impressão.

E pode parecer inacreditável, mas, esse é um simples cenário do cotidiano de muitas instituições de ensino.

Com dados organizados, juntamente com um bom software para controle, a sua escola começa a estreitar o relacionamento com os interessados, facilitando a realização de uma nova matrícula para a sua escola.

Agora é com você. Mãos à obra!

Até mais.

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