Inadimplência Escolar: duas palavras que causam um frio na espinha de qualquer proprietário ou gestor de uma escola.
Não importa o quão sofisticado e preciso seja o planejamento, ou os processos internos da sua escola, todas as instituições de ensino privadas terão de enfrentar em algum momento esse inimigo (tão) íntimo.
Aqui vale ressaltar uma diferença importante entre atrasos nos pagamentos e a inadimplência em si. Podemos resumir que, os atrasos são comuns, pouco impactantes no planejamento da escola, e podem/devem ser solucionados a curtíssimo prazo.
Quando tratamos de inadimplência, estamos falando de atrasos prolongados acompanhados de uma recorrência, dessa forma, o orçamento da instituição passa a estar comprometido e trazendo sérios problemas e riscos.
Se a sua escola já têm de lidar com a inadimplência dia após dia, algo que se tornou até mesmo corriqueiro nas escolas privadas de todo Brasil, agora há um novo e grande problema: a intensificação da inadimplência devido à pandemia do coronavírus.
Desde a segunda quinzena de março de 2020, todas as escolas públicas e privadas tiveram de suspender suas aulas devido ao COVID-19. Num primeiro momento, havia esperança ou um horizonte de que o problema seria amenizado dentro de 15 ou 30 dias, o que de fato não aconteceu. O tempo se passou, escolas vazias e sem aulas presenciais, alunos em casa, pais temerários com o futuro incerto, resumindo, o caos estava instaurado.
As consequências de uma taxa de inadimplência alta são nocivas para as escolas, como: redução dos investimentos na escola, atraso de pagamentos das obrigações, redução do corpo de funcionários, redução na qualidade do ensino e até mesmo o funcionamento e a sua existência passam a estar em risco.
E com o agravamento da inadimplência nos últimos meses, muitas escolas de pequeno porte e infantis, tiveram que encerrar suas atividades, ou entraram (e entrarão) em crises profundas.
Para que possamos ter uma base da profundidade da crise, uma recente pesquisa realizada com 90 escolas privadas do Distrito Federal, revelou que 85,6% (77 escolas) tiveram um aumento da inadimplência, e apenas 13 delas (14,4%) ainda não foram impactadas pela crise.
Outro dado importante é, as mais impactadas são escolas de pequeno porte, representando 73,8%.
Portanto, podemos concluir que, as escolas de pequeno porte, geralmente de ensino infantil, estão sendo as mais impactadas pela suspensão das aulas. A existência dessas escolas, passam a estar em cheque.
Mediante todo esse cenário catastrófico (e isso não é um exagero), o que as instituições de ensino podem fazer para tentar amenizar a crise, evitar a perda de alunos, e ainda conseguir sobreviver ao ano de 2020?
A seguir, vamos tratar de alguns pontos que devem ser considerados nesse momento.
O QUE CADA UM TEM DIREITO?
O primeiro ponto que deve estar muito claro é que, o aluno não pode sofrer nenhuma penalidade pedagógica ou qualquer constrangimento por estar inadimplente com a escola. Vale lembrar que, a Prestação de Serviços Educacionais é regido pelo Código de Defesa do Consumidor, e sendo assim, de acordo o artigo 6º da Lei 9.870/99 e o artigo 42, caput:
Artigo 6º: São proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas, compatíveis com o Código de Defesa do Consumidor, e com os arts. 177 e 1.092 do Código Civil Brasileiro, caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias.
Artigo 42: Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.
Ou seja, a escola não pode impedir que o aluno realize ou frequente às aulas, nem mesmo qualquer outra ação que seja punitiva ou constrangedora. Além do mais, o aluno que estiver inadimplente possui o direito de realizar a sua transferência para outra instituição de ensino, seja ela pública ou até mesmo privada, tendo a escola a obrigação de fornecer todos os documentos necessários para a realização da transferência.
De outro lado, as instituições possuem algumas garantias mediante a falta de pagamento, a qual caracteriza o descumprimento do contrato de prestação de serviços educacionais. Assim, a instituição ao final do semestre ou ano letivo, levando em consideração o tipo de ensino e contrato firmado, poderá realizar o desligamento do aluno, de acordo com os termos do § 1º do mesmo artigo 6º, segue:
§ 1o O desligamento do aluno por inadimplência somente poderá ocorrer ao final do ano letivo ou, no ensino superior, ao final do semestre letivo quando a instituição adotar o regime didático semestral. (Incluído pela Medida Provisória nº 2.173 -24, 23.8.2001).
Ainda de acordo com o artigo 5º da Lei 9.870/99, às escolas tem o direito de não renovar a matrícula do aluno inadimplente, e a ainda não possui qualquer obrigação legal para que a instituição ofereça novas condições de pagamento da dívida ativa.
Art. 5o Os alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes, terão direito à renovação das matrículas, observado o calendário escolar da instituição, o regimento da escola ou cláusula contratual.
Por fim, a escola ainda poderá acionar o devedor judicialmente para executar o contrato firmado entre às partes, e até mesmo incluí-lo nos serviços de proteção de crédito.
Mas nosso objetivo aqui é, evitar que tudo seja resolvido de forma judicial, e que uma boa conversa e negociação seja a melhor a solução.
HORA DE RECONHECER O TERRENO
Antes de prosseguirmos para as soluções que podem amenizar a crise, precisamos entender como está a taxa de inadimplência na sua escola. Reconhecer o terreno em que você se encontra é fundamental para saber lidar com a crise, e projetar o futuro da sua instituição.
Você já ouviu falar sobre o Índice de Inadimplência Escolar?
Basicamente, o índice de inadimplência irá lhe mostrar um percentual que irá refletir o quão preocupante está a inadimplência em sua escola.
Mas antes, a sua escola deverá ter definido quais os critérios que levam um aluno a ser considerado inadimplente. Cada escola possui critérios específicos, de acordo com a quantidade de dias, semanas ou meses de atraso. Então, antes de realizar o cálculo, defina os critérios da sua instituição.
O cálculo é bem simples, e com os números em mãos, você será capaz de identificar rapidamente o índice de inadimplência. Vamos ao cálculo:
TOTAL DAS MENSALIDADES NÃO PAGAS
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TOTAL DAS MENSALIDADES COBRADAS
Vamos exemplificar: digamos que a sua escola gerou/emitiu um total de R$ 50.000,00 em mensalidades para os alunos em determinado período (por exemplo: 90 dias).
Após o fechamento do período desejado, ou de acordo com o critério para categorizar um cliente como inadimplente, você percebeu que há R$ 2.000,00 de mensalidades não pagas.
Dessa forma, basta dividir os R$ 2 mil pelos R$ 50 mil gerados, e você terá uma taxa de 0,04. Ou seja, o índice de inadimplência da sua escola é de 4%.
Talvez você pergunte: mas qual é o percentual ideal? A resposta é: depende.
Muitos especulam alguns percentuais ideais de inadimplência, mas cada caso é um caso. Você como gestor ou proprietário da escola, deve analisar de acordo com as particularidades da sua instituição de ensino.
No entanto, tente sempre manter o seu índice de inadimplência abaixo de 5%, valores maiores poderão comprometer a viabilidade da sua escola. O índice ideal, você irá definir ao longo do tempo.
A PANDEMIA E OS GOVERNOS
No meio de qualquer crise, há inúmeras previsões (como de costume) de todos os tipos e que contemplam infinitos cenários. E posso afirmar categoricamente: não leve em consideração nenhuma previsão nesse momento.
Qualquer uma delas será semelhante a andar em um terreno instável, o futuro ainda é imprevisível. Foque no seu negócio, em manter a sua escola funcionando e entregando a melhor experiência para alunos, professores e pais.
E no meio de toda essa incerteza, ainda temos um grande impasse político entre a União, Estados e Municípios (e também o Judiciário), e todos eles acabam interferindo no planejamento e futuro das instituições de ensino brasileiras.
No dia 01 de abril de 2020, o Governo Federal suspendeu a obrigatoriedade de escolas e universidades de cumprirem a quantidade mínima de 200 dias letivos, porém manteve-se a carga horária mínima.
Vale lembrar também que, as instituições de ensino possuem a flexibilidade de entregar os serviços educacionais contratados ao longo do período (semestre ou ano), e isso vale muito a pena ser divulgado para os pais e responsáveis.
Em alguns estados brasileiros, há tramitação de projetos nas Câmaras Legislativas para que as instituições de ensino concedam descontos de até 50% nas mensalidades, durante o período de crise. Esses valores descontados, deverão ser devolvidos para as escolas ao término da crise, e o montante poderá ser parcelado em até 10 vezes sem juros.
Em contrapartida, a escola deverá comprovar ter realizado a reposição de aulas e prestado corretamente os serviços definidos no contrato de prestação de serviços educacionais.
Quando os descontos não são definidos por lei, é válido que cada escola analise a sua possibilidade e, conceda um desconto fixo para todos os alunos, ou realize a negociação individualmente com cada família, analisando caso a caso. O importante nesse momento é dialogar e ser flexível.
Recentemente, o Procon/SP, determinou que as escolas particulares do Estado de São Paulo, ofereçam descontos nas mensalidades escolares, e que o percentual deverá depender da situação financeira de cada instituição, mas que o desconto deverá ser obrigatório.
O Procon/SP ainda reforça que as cobranças referentes a itens complementares como: alimentação, transporte, atividades extracurriculares e demais atividades, devem ser imediatamente suspensas a partir de Abril de 2020.
A instituição de ensino ainda deverá disponibilizar ao menos um canal de comunicação para tratar de questões financeiras, e realizar a comunicação a todos os consumidores.
Mediante todo esse contexto, algumas escolas se organizaram melhor e já estão disponibilizando pelo menos uma parte das atividades de forma online. As plataformas digitais têm colaborado neste momento, passando maior tranquilidade aos pais e responsáveis, mas é vital deixar claro que os serviços contratados serão entregues ao longo do período.
Portanto, invista na comunicação e conscientização dos pais e responsáveis durante todo esse período.
E AGORA, O QUE FAZER?
Antes de tudo, vale lembrar que a crise atingiu a todos, sem exceção, o portanto, o elo mais frágil e impactado são as famílias.
Os pais e alunos que pagam a mensalidade da escola, foram ou serão atingidos em algum momento pela crise. Portanto, esse momento de turbulência não é uma exclusividade da escola em si, e entender essa realidade, se colocar no lugar no outro, ajudará a lidar melhor com a situação.
Imagine você, proprietário ou gestor de uma escola estar exatamente do lado oposto, no lugar do pai/mãe de aluno, e que nesse momento está passando por dificuldades financeiras. Qual seria a sua atitude junto a escola? Obviamente, seria negociar algum desconto, parcelamento das mensalidades, e até mesmo prolongamento do prazo para pagamento.
Portanto, o momento é de se colocar de fato no lugar do outro. É a única forma de sairmos todos juntos do outro lado, cada um abrindo mão de um pouco.
Priorize o diálogo
Em meio a cortes de salários, perda de renda e até mesmo desemprego, a melhor maneira para amenizar ou resolver qualquer problema é por meio da negociação e muito diálogo.
Não adianta ser irredutível e não estar aberto a negociações, isso só irá agravar a situação, e não somente agora, mas no futuro também.
Para a maioria dos pais e responsáveis há um desafio imenso em equilibrar as contas, e priorizar aquilo que de fato é importante.
Assim como a escola, as famílias também possuem despesas para pagar, então uma boa negociação é fundamental.
Caso haja inflexibilidade e falta de diálogo, os pais que se sentirem rejeitados ou com pouco apoio nesse momento de crise, poderão matricular seus filhos em outra instituição que esteja mais aberta ao diálogo, e a sua escola correrá o sério risco de enfrentar uma nova crise logo ali na frente.
Se puder, conceda algum desconto
A palavra desconto nunca foi tão usada nesse momento, é claro que, cada escola possui a sua realidade. Nenhuma instituição de ensino tem a obrigação de ofertar algum desconto (exceto quando solicitado por força de lei ou pelo órgãos de proteção ao consumidor, como o Procon), no entanto, é um atrativo muito eficiente em momentos de crise.
Em algumas instituições de ensino, a folha de pagamento representa quase 70% ou mais dos custos, e qualquer desconto que for concedido em massa, poderá comprometer a saúde financeira da escola.
Importante lembrar que assim como toda empresa, a escola privada também precisa pagar os seus funcionários, arcar com aluguéis e infraestrutura.
Mas o que pode ser feito nesse momento? A escola pode calcular o quanto ela está economizando com as contas básicas (como água, luz, alimentação, etc.), e dessa economia, oferecer um desconto aos pais e responsáveis.
Afinal, mesmo que a escola tenha uma estrutura para manter, os custos básicos devem ser reduzidos e podem ser convertidos em descontos nesse momento. É algo para se levar em consideração.
Por fim, tente sempre valorizar/incentivar os bons pagadores, concedendo algo a mais para que eles continuem realizando os pagamentos em dia.
Facilite o pagamento
Facilitar o pagamento não é somente uma forma de evitar a inadimplência em tempos de crise, mas também no dia a dia de qualquer negócio.
Qualquer empresa (e toda escola particular é uma empresa) que não diversifica as formas de pagamento, geralmente terão um índice de inadimplência maior.
Portanto, principalmente nesse momento, adote outros meios de pagamento, como: boleto bancário, cartão de crédito, transferências bancárias, e até mesmo pagamento via promissória.
Leve em consideração também, meios de pagamento online como: PayPal, PagSeguro, PicPay, etc.
Algumas escolas estão realizando permutas com os pais e responsáveis, ou seja, trocando serviços para quitar as mensalidades. Por que não?
Abra mão de juros e multas
Se houver uma ou mais mensalidades em aberto, além de uma boa conversa e renegociação, é prudente neste momento abrir mão da multa e juros, independente do tempo da inadimplência.
Dessa forma, além de reduzir o valor que os pais ou responsáveis devem pagar, criará uma sensação de parceria, compreensão do momento e reciprocidade. É a boa e velha estratégia do ganha-ganha.
Estreite a comunicação
Além de manter a equipe preparada e treinada para lidar com negociações em época de pandemia, o momento é de estreitar o relacionamento com os pais/responsáveis e alunos.
Mesmo mediante as orientações de distanciamento social, agora é essencial que a sua escola se comunique constantemente com os pais e alunos, seja através de grupos de WhatsApp ou Telegram.
Busque entender como eles estão lidando com esse cenário, quais são as preocupações, os desafios enfrentados, e mostrar como a escola está trabalhando ao máximo para ajudá-los nesse momento.
Explique as iniciativas que foram adotadas, quais as medidas planejadas para o futuro, dê um horizonte para os envolvidos, e como a escola está se preparando para os desafios ao longo do ano.
Lembre-se, a falta de comunicação e isolamento dos pais e alunos, poderá resultar na sensação de abandono, e consequentemente o cancelamento de contrato em momento oportuno.
Comunique-se, envolva-se, há inúmeras ferramentas gratuitas disponíveis para comunicação, é hora de parar de se lamentar e agir.
Adote soluções online
Uma coisa é certa: a pandemia acelerou os processos digitais que já estavam em curso. Dessa forma, é hora de extrair o máximo possível da tecnologia e fazer com que a sua escola se beneficie do caos.
Quando pensamos em soluções online, não se limite apenas ao sistema de Ensino a Distância – EAD, mas em um conjunto de soluções que podem ajudar a reduzir os custos operacionais da sua instituição, reduzir taxas bancárias, aumentar a produtividade, e tornar a sua escola muito mais ágil e eficiente.
O primeiro passo é eliminar ao máximo os processos (ainda) manuais, como: cadastro de alunos em fichas físicas, emissão de documentos através de documentos do Word, controle financeiro em planilhas, lançamento de notas e faltas centralizado na secretaria – e de forma manual.
Tudo isso pode ser facilmente resolvido com um simples e bom software de gestão escolar, totalmente online, como o GALILEU.
Software de Gestão Escolar podem facilitar o dia a dia da sua escola, melhorar a comunicação entre a escola, pais e alunos, envio de arquivos e mensagens para os pais e alunos, calcular automaticamente às médias, emissão de boletos, envio de lembretes de mensalidades a vencer e vencidas, emissão de histórico e boletim escolar, diário de classe, relatórios e muito mais.
Medir e analisar
A inadimplência, por fazer parte de qualquer empresa, e ainda mais familiar nas escolas privadas, deve ser visitada e medida com frequência.
Anteriormente, já vimos como calcular o índice de inadimplência, e recomendamos que a mesma sempre fique abaixo de 5%.
Em tempos de crise, como o que estamos vivendo agora, é essencial que a taxa de inadimplência seja verificada periodicamente, para que você consiga acompanhar e analisar como anda a saúde financeira da sua escola. Lembre-se: um bom software de gestão escolar pode ajudar com relatórios e gráficos sobre a inadimplência da sua escola.
Portanto, agora é hora de medir e analisar os resultados com frequência. Mãos à obra!
Tenha sempre uma reserva
Sabe aquela reserva de emergência que todo guru financeiro está cansado de proclamar aos quatro cantos? Pois então…
A pandemia nos ensinou da maneira mais dolorosa que devemos ter uma reserva de emergência para situações imprevisíveis, e não trabalhar com o orçamento no limite. É fácil? De maneira nenhuma. Mas é algo necessário daqui em diante.
Assim como algumas famílias (poucas) possuem uma reserva de emergência para 3, 6 e até 12 meses, as empresas (pequenas, principalmente) devem começar a pensar em ter uma reserva para situações adversas e imprevisiveis.
Conclusão
A crise causada pela coronavírus causou um impacto gigantesco no setor educacional, e também nas famílias.
Para lidar com esse momento, podemos resumir em apenas duas palavras essenciais: bom senso e empatia.
Bom senso para lidar com as dificuldades que virão, negociações, e reconhecer que cada parte pode abrir mão de um pouco, e assim todos irão ganhar.
Empatia para se colocar no lugar do outro, de entender que a situação é difícil para empresas e famílias. Quando nos colocamos na realidade da outra pessoa, tendemos a compreender melhor a situação, e agimos com a cabeça e também com o coração.
Escolas, pais e alunos: essa crise irá passar. E vamos sair do outro lado muito mais fortes.
Não desistam!
