Uma boa escola deve oferecer uma boa educação, não é mesmo? Mas para se destacar como instituição de ensino isso não é o suficiente.
As escolas, inclusive as de pequeno porte, devem possuir uma boa gestão escolar para garantir o bom funcionamento da instituição.
Para ter uma gestão escolar completa, a instituição de ensino precisa focar em:
- Gestão acadêmica e pedagógica
- Gestão de pessoas
- Gestão financeira
- Gestão administrativa
- Gestão de comunicação
Seja pela falta de mão de obra ou por não achar necessário, algumas escolas de pequeno porte acabam deixando a gestão escolar de lado. Realmente, é muita coisa que precisa ser desenvolvida e organizada e a equipe pode ficar sobrecarregada, mas a gestão escolar é imprescindível, principalmente para pequenas escolas.
Por que automatizar a gestão escolar é tão importante para escolas de pequeno porte?
Muitas empresas crescem exponencialmente, mas não possuem uma gestão estruturada. Então, os problemas por essa falta de organização surgem e até “colocar a casa em ordem” fica tudo mais complicado. E claro que as escolas de pequeno porte não querem que isso aconteça, não é mesmo?
Estruturar para crescer
É muito mais fácil e tranquilo estruturar uma boa gestão quando a empresa ainda é pequena. Assim, o crescimento da instituição é mais descomplicado e até mesmo mais rápido.
Automatizar para decolar
Então, para suprir as necessidades de escolas de pequeno porte, garantir o melhor funcionamento e fortalecer ainda mais a integração entre escola, alunos, pais, e professores.
Benefícios da automação da gestão escolar
Um software completo de automação possui: ferramentas, recursos e especialistas. Esses três itens trabalham em conjunto para reduzir as tarefas manuais, otimizar o tempo, melhorar o acesso à informação e diminuir gastos.
Visão completa da instituição
Para os funcionários: a automação permite que os gestores tenham uma visão completa do funcionamento da instituição. Dessa maneira, fica muito mais fácil identificar os pontos críticos e positivos da escola ajudando na tomada de decisão. Além disso, os gestores também têm mais segurança para traçar os objetivos a médio e longo prazo impactando diretamente nos custos, na concorrência, no mercado e na experiência dos alunos e responsáveis.
Para os alunos e responsáveis: com a automação da gestão escolar, os pais e alunos podem: acompanhar notas e faltas, acessar e salvar materiais de apoio, checar o acervo da biblioteca, visualizar o calendário de provas agendadas no sistema, participar de fóruns de discussões e emitir a segunda via de boletos.
Acesso à informação
Na comunicação interna: já precisou de alguma informação de outro setor da escola e isso atrapalhou o andamento do seu trabalho? A automatização facilita o acesso à informação. Você não precisa ficar esperando horas por uma resposta. Todas as informações ficam centralizadas em um só lugar que pode ser acessado por todos, de acordo com o perfil de acesso de cada usuário. Então, basta acessar o sistema e buscar a informação que você deseja. Além de trazer rapidez, a automação reduz os erros causados pelas falhas de comunicação.
Na comunicação externa: ter um canal de comunicação com pais e alunos também é de extrema importância. Com a automação, é possível manter alunos e responsáveis sempre informados e fortalecer a transparência na comunicação.
Finanças em dia
O desejo de toda empresa é reduzir custos, certo? Automatizando a gestão escolar da sua instituição você economiza dinheiro. Os recursos de automação organizam toda a administração financeira, por esse motivo ajudam a reduzir expressivamente a taxa de inadimplência. Também é possível oferecer a renegociação de contratos e dívidas.
Reduza o pagamento de tarifas bancárias
Quanto você paga de taxas para o banco por emissão de boletos? Com um sistema que faça a cobrança direta, além de automatizar a cobrança de mensalidades, você não paga: taxa de registro, taxa de alteração, taxa de baixa e taxa de cancelamento. Outra vantagem é a agilidade que a cobrança direta traz, já que a homologação junto aos bancos e envio de arquivos de remessa e retorno não é necessária.
Otimização do tempo
Otimizar o tempo é um dos benefícios da automação que podem ser notados logo ao implantar o sistema para gestão escolar. Sabe aquele monte de relatórios em planilhas que todo setor passa horas quebrando a cabeça para fazer? Com a automação isso acaba! Bastam alguns cliques para gerar relatórios completos através das ferramentas. O GALILEU, por exemplo, disponibiliza relatórios personalizados para todos os módulos do sistema.
Os colaboradores poupam tempo e podem focar em outras tarefas. Além disso, o sistema também ajuda a minimizar erros humanos que acabam acontecendo quando os relatórios são feitos manualmente.
Professores focados em ensinar
O trabalho do professor não acaba quando ele sai da sala de aula. Ele precisa preparar aulas, corrigir provas, lançar notas e faltas e muitas outras coisas. Todo esse trabalho, quando feito manualmente, além de acumular vários papéis, ocupa um tempo que o profissional poderia investir para melhorar o ensino para seus alunos.
Com a automação da gestão escolar, o professor pode usar o sistema para:
- Registrar notas, presenças, faltas e ocorrências
- Registrar o calendário de provas
- Emitir comunicados para os alunos, responsáveis e secretaria
- Disponibilizar materiais de apoio para as turmas
- Interagir com os alunos no fórum de discussões
Além de poupar o tempo do professor com trabalhos burocráticos, a automação ajuda a aproximar professores e alunos, melhorando a comunicação, o ensino e o relacionamento.
Captação de novos alunos
Usando ferramentas como o GALILEU, a sua instituição pode automatizar — de forma fácil e organizada — o processo de pré-matrícula e CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente).
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