A modernidade trouxe muitas facilidades para a gestão de empresas, incluindo as escolas, que podem contar com sistemas de automação para facilitar o cotidiano dos colaboradores.
Gerir uma escola de pequeno e médio porte é uma tarefa difícil, são inúmeros afazeres e muitas vezes a equipe precisa se desdobrar em diferentes áreas de atuação para atender à todas as demandas.
Principalmente quando a gestão possui todos os processos manuais, o que aumenta a demora na realização de atividades do dia a dia da escola, além de contribuir para uma maior probabilidade de que possíveis erros ocorram.
Automação é um Investimento
Realizar a gestão de uma escola requer que os profissionais tenham múltiplas capacidades, não só no âmbito da organização da empresa com relação às burocracias, mas exigindo também desses profissionais a capacidade de lidar com pessoas de diferentes idades e que possuem demandas a serem resolvidas e que requerem total atenção.
Facilitar esse cotidiano é uma questão de investimento na qualidade do atendimento aos pais e alunos, além de melhorar o ambiente laboral para todos os envolvidos.
Garantindo assim, que os seus profissionais poderão estar dedicados às demandas que somente uma pessoa pode atender, como:
- Lidar com conflitos entre os pais dos alunos e a escola;
- Auxiliar os professores;
- Garantir a interação na comunidade escolar;
Enquanto seus profissionais se dedicam à essas atividades, os softwares de gestão escolar atuam diminuindo erros, controlando questões burocráticas e deixando seus colaboradores com mais tempo livre para melhorar a escola.
O Que Um Software de Gestão Escolar Pode Fazer?
A utilização de um software de gestão na sua escola poderá otimizar diferentes processos, garantindo melhores resultados na administração da instituição, que refletirá na satisfação dos pais de alunos e dos próprios profissionais que atuam na escola.
Otimizar processos que são feitos manualmente é além de tudo, um investimento na qualidade do trabalho que é entregue pela administração da escola, garantindo a diminuição de conflitos que podem ser ocasionados por erros que poderiam ter sido evitados.
Um erro na cobrança por exemplo, pode gerar problemas graves de relacionamento entre a escola e os pais, que não aconteceria se o sistema fosse automatizado. Outros fatores também devem ser considerados:
1. Dados Integrados
Alimentar manualmente diversas planilhas é burocrático, cansativo, inseguro, toma tempo dos seus profissionais e pode gerar pequenos erros que posteriormente precisarão ser auditados para serem localizados.
Um sistema de gestão escolar integra todos os dados relevantes para o bom funcionamento da escola, com poucos cliques os gestores da escola saberão quem está inadimplente, quais mensalidades foram pagas, quais tributos precisam ser recolhidos e assim, o controle de caixa ficará muito mais simples.
2. Segurança das Informações
Já imaginou ter todas as informações administrativas da escola apagadas por um erro técnico? Planilhas não são tão seguras quanto um sistema automatizado que pode ser acessado de qualquer local.
Se o computador com todos os dados financeiros da escola tiver o HD queimado e as informações não estiverem salvas na nuvem, isso pode quebrar sua empresa.
Um bom software de gestão escolar faz backup diário de todos os dados, além de agir conferindo possíveis erros no lançamento dos dados, gerando um alerta para o operador que terá tempo de verificar novamente as informações.
Tudo isso, gera muito mais segurança para as informações importantes da sua instituição, de modo que haverá a certeza de que os dados estarão à salvo e que são verídicos, com a menor margem possível de erro.
3. Lembretes Para a Equipe
Sabe aquela reunião com um pai de aluno que foi marcada semana passada e que poderá passar despercebido em meio à tantos outros afazeres?
Um software de gestão é capaz de gerar lembretes para a sua equipe, que ficará mais alerta com relação às obrigações, que por vezes, passa despercebido devido à grande quantidade de funções que cada profissional exerce em uma escola de pequeno e médio porte.
Ter esse tipo de lembrete ajuda que a equipe não cometa pequenos deslizes com relação ao cronograma escolar.
4. Emissão de Relatórios Gerenciais
Os relatórios gerenciais levam horas para serem feitos manualmente! Muitas vezes, uma ou outra informação poderá ficar de fora devido a grande quantidade de tópicos que precisam ser colocados nesse tipo de relatório.
Importantíssimo para a gestão, o relatório gerencial dá um panorama de como está a vida financeira da escola, o que é fundamental para a tomada de decisões estratégicas da instituição.
Até mesmo para lidar com a inadimplência e traçar estratégias de atuação para fazer com que os pais se esforcem para pagar a mensalidade da escola, o relatório é fundamental.
Por isso, a automação desse tipo de relatório é tão benéfica, facilitando a rotina do profissional que não terá que passar horas do seu dia somente dedicado à realização desse material, além de garantir que todos os dados estarão dispostos de maneira fidedigna.
Auxílio no Combate à Inadimplência
Já imaginou quanto tempo dos seus colaboradores poderá ser poupado na administração da escola com o uso de um bom software de gestão?
Isso impacta diretamente no ambiente escolar, porque a sua equipe poderá aproveitar o tempo livre para tomar atitudes diferentes, visando sempre melhorar esse ambiente.
A relação com os alunos e seus pais é algo que melhora muito quando os profissionais da escola não estão sobrecarregados com sistemas manuais de administração, justamente essa oportunidade de diálogo e melhora no ambiente tende a ser percebida e valorizada pela comunidade escolar.
O que por si só já tende a contribuir para o combate à inadimplência que é um grande problema com o qual os gestores precisam lidar.
O fato de a escola estar mais agradável, com profissionais ainda mais dedicados às interações humanas na comunidade escolar tende a ser percebido agregando valor à experiência da família com a escola.
Além disso, com mais tempo livre, os gestores podem traçar estratégias válidas para aproximar os pais inadimplentes da escola, visando que eles se sintam acolhidos e tenham o interesse de pagar e renegociar mensalidades em atraso..
Lembretes de Pagamento
Outro aspecto interessante da automatização no combate à inadimplência, é a possibilidade de gerar lembretes de pagamento para os pais, que passam a ser lembrados com antecedência sobre a existência de uma fatura a ser paga.
Com esses lembretes enviados automaticamente dias antes do vencimento da fatura, os pais que possuem o dinheiro para pagar, mas rotineiramente cometem atrasos tendem a se policiar e realizar o pagamento na data prevista, o que tem impacto muito positivo para o caixa da escola.
Afinal, a inadimplência é um fator que pesa no orçamento e que muitas vezes incapacita a equipe de gerar melhorias para o ambiente escolar por falta de verba disponível.
Produtividade
A produtividade da escola tende a ser positivamente impactada quando a burocracia passa a ser automatizada.
Os profissionais gestores tendem a usufruírem de um ambiente de trabalho muito mais leve, em que se pode dar atenção às outras tantas demandas de uma rotina escolar.
Ao optar pelo uso de softwares, os setores da escola poderão se integrar melhor, diminuindo falhas na comunicação e atritos entre os profissionais da gestão escolar.
Tudo isso tende a gerar economia para a escola, que poderá ser bem gerida com uma equipe reduzida e composta por excelentes profissionais. Que tal implementar um sistema de gestão na sua escola?
